Още от древни времена осъществяването на бизнес е тясно свързано с комуникацията с хора и убеждаването им, че определен продукт, стока или услуга им е необходим. Въпреки бързо развиващия се оборот и фактът, че масово комуникацията се извършва най-често чрез посредник (телефон, имейл), има основни правила при живото общуване, които макар и малки и на пръв поглед незначителни, са необходими за успешното контактуване. Когато кажем етикет на социално поведение, обикновено го разбираме като съвкупност от правила и норми на даден тип поведение, възприети от обществото или определена социална група. Всички ние се учим и опитваме да спазваме тези правила с цел да „се впишем” по-добре в съответното обкръжение. Но тези правила и норми не са случайни, тяхната същност се състои в това да накараме събеседниците си да се чувстват по-комфортно и да създадем среда, в която биха били спокойни и сигурни да осъществят по-задълбочена комуникация.

Има различни правила възприети в различните държави и култури, но ето някои основни отправни точки, които биха допринесли за доброто Ви представяне на бизнес среща:

1. Бъдете точни!

Едва ли има човек, който да не е наясно с необходимостта от това да бъде пунктуален, още повече когато става дума за делови отношения. В забързаното си ежедневие, в което имаме да вършим десетки задачи, да проведем десетки разговори и да присъстваме на още толкова срещи, ценим времето си изключително и когато ни карат да чакаме това предизвиква у нас раздразнение и намеква за неуважение към нас самите. Дори и да става въпрос за пет-минутно закъснение то подсказва за незачитане на чуждото време, което далеч не е добро начало на бизнес взаимоотношенията. Като дете родителите ми се стараеха да запълват ежедневието ми с всякакъв вид ангажименти – спорт, свирене на инструменти, рисуване и т.н., което ме научи на дисциплина и как да разпределям времето си по възможно най-ефективния начин. Именно поради тази причина алтернативата да чакам някого винаги ми се е струвала далеч по-привлекателна пред това да бъда чакана. Дори и да съм подранила за някоя среща с половин час, винаги използвам тази възможност, за да свърша някоя от дребните задачи, които съм отлагала до момента (да отговоря на онзи имейл от сутринта, например).

2. Представете се и представете околните

Известната авторка Барбара Пачтър акцентира върху няколко основни точки в книгата си The Essentials of Business Etiquette, когато става въпрос за запознанства във формална обстановка. Според нея от особена важност е винаги да се представяме с пълното си име, когато го правим пред хора, с които бихме желали да завържем бизнес контакт. Ако смятате, че цялото Ви име се запомня трудно от околните, би било по-удачно да се представите с по-краткото си име. Също така е много важно да обърнете внимание на ръкостискането си – силното ръкостискане (но без да прекаляваме) се свързва с увереност и енергичност у хората. Визитните картички са ключов момент в такава ситуация, така че се подсигурете с необходимото количество предварително. Друг полезен съвет е винаги да се изправяме, когато ни представят на нов човек – по този начин засвидетелстваме уважението си към човекът срещу нас.

Тренерът по делово общуване ни насочва също така към правилния подход, когато сме в компания на хора, чиято единствена допирна точка сме ние. При такива обстоятелства писателката препоръчва да започнем с представянето на човека с най-висок обществен статус или най-възрастния, като вървим надолу по социалната стълбица.

3. Спазвайте етикет на хранене

Колкото и очевидна да е тази точка, много хора пренебрегват детайлите , когато се отнася до основните правила на културното хранене, което е напълно нормално предвид факта, че масово асоциираме храненето с почивка и просто искаме да се отпуснем докато го правим. Но не бива да подценяваме ефекта на дребните принципи на доброто възпитание:

• Дръжте телефона в чантата/джоба си. Барбара Пачтър също споделя мнението в книгата си, че държането на телефона на масата е признак на грубост спрямо събеседниците ни. На подсъзнателно ниво този жест индикира готовност да „зарежем” хората около нас и да обърнем внимание на някой друг, ако ни потърсят;
• Ако не знаете кои прибори за кое блюдо са, правилото е много просто – започваме с най-външните към тези позиционирани най-близко до чинията ни;
• Винаги изчаквайте да сервират храната на всички преди да започнете да се храните;
• Ако Вие сте домакин, доброто възпитание изисква да платите сметката;

Когато не сте напълно сигурни как точно да подходите в дадена ситуация, има специални портали, в които да проверите някои практики свързани с храненето, дори и когато сме в ситуация, в която трябва да се съобразим с културните особености на друга нация.

4. Бъдете подготвени

Подготовката е от съществено значение, независимо дали става въпрос за служебен обяд или за официално събитие с потенциални бизнес контакти. При всички обстоятелства бихте се чувствали много по-комфортно, ако сте се подготвили предварително за обстановката, която ще бъде около Вас, все пак нека не забравяме, че „по дрехите посрещат, по ума изпращат”. Добре е да избягваме по-агресивните цветове и да наблегнем на по-неутралните, когато сме в строго формална среда, съответно на по-топлите и приветстващи цветове, когато атмосферата го позволява. Важно е да съобразим и стила си на обличане – например на официален коктейл не би било особено разумно да се появим с бална рокля или обратното. Що се отнася конкретно до тази преценка, мъжете могат да се чувстват облекчени при измислянето на подходящо облекло. Съобразяването на стила и подбора на правилните цветове може да ни спести някои доста неудобни ситуации. Хората обичат да се чувстват значими и важни, затова ако предварително се поинтересувате от присъстващите и тяхната история може да спечелите интереса на околните. Дори и да липсва подобна подготовка задаването на въпроси ще покаже, че се интересувате от тях, а и на хората им доставя изключително удоволствие да споделят информация за себе си. Внимавайте все пак в подобни ситуации да не засягате теми-табу (религиозни или политически възгледи, семейни и лични дела и т.н. )

5. Бъдете дипломатични

Когато сте на подобна среща или събитие, наблюдавайте – невербалната комуникация може да Ви каже много повече, от колкото думите, както е написал в книгата си "По-красноречиво от думите" бившият агент на ФБР Джо Наваро. Избягвайте да критикувате, дори и когато имате различно мнение от това на събеседника си или преследвате различни цели/интереси. Винаги поднасяйте информацията по такъв начин, че човекът срещу Вас да поиска да се вслуша в думите Ви. Ако ще се чувствате по-уверени, може да си запишете няколко основни точки, по които бихте искали да се развива разговорът, като развивате различни ситуации и се подготвите за възможни въпроси и отговори. Когато сте на събитие, на което има постоянно движение или Вие сте го организирали, си намислете няколко варианта чрез които може да напуснете или приключите разговора, по такъв начин, че да не обидите участниците в него, също правило извлечено от книгата на американската авторка Барбара Пачтър.