Днес мениджърската теория разглежда организацията като функция на управлението. На тази основа задачата на мениджъра е да създаде възможности организационните цели да се дефинират и осъществят чрез приспособяване към динамичните промени и поддържане на подходящ баланс между различните, често конфликтни сили (напр. промяна в икономическата обстановкa, неразбирателство между членовете на екипа, ниска мотивация за работа, ограничен бюджет и т.н.), въздействащи върху функционирането на фирмата. Да се управлява успешно означава тези сили да се балансират, така че да задоволят потребностите на фирмата за известен период от време.

Всяка организация разполага с човешки, финансови, материални и информационни ресурси. Мениджърът е този, който определя целите, ръководи, планира, организира и контролира човешките, финансови, материалните и информационните ресурси. Лидерът пък влияе на другите и ги води към изпълнение на поетите задачи. Мениджърът трябва да се стреми да има влиянието и комуникативните умения на лидера, ако желае да е успешен.

Водене на преговори

Способността да води преговори е едно от важните комуникативни качества, които трябва да притежава един добър мениджър. За да обосновем това твърдение първо трябва да дефинираме понятието преговори.

Преговорите са специфичен вид взаимодействия между страни, ориентирани към разрешаване на спор или намиране на път за сътрудничество, предполагащо съвместно вземане на решения. Поводът за започване на преговорите е стремежът за постигане на резултат, който не може да се постигне по друг начин (без преговори).

Мениджърите ежедневно се сблъскват със ситуации, в които по един или друг начин трябва да преговарят. Преговорите са един от най-старите методи за регулиране на човешките взаимоотношения. Изкуството на успешните преговори се състои в това двете страни да получат това, което искат.

Търговските преговори са разновидност на преговорите. Главно те се отнасят до цената и условията на доставка на стоките и услугите. Те са специфична форма, особен вид икономическа дейност. Субектите на преговорите са лица, които имат собственост, власт, голяма професионална компетентност в областта на икономиката, комуникациите и правото.

Комуникативни стратегии

За да са успешни едни търговски преговори се разработват т.н. комуникативни стратегии. Целите на комуникативните стратегии са насочени към оптимизиране на бизнес преговорите, към постигане на по-високи резултати от очакваните.

Стратегията следва следната структура:

• Планиране
• Подготовка
• Провеждане
• Резултиране

В настоящата статия ще разгледаме  по-подробно етапа "подготовка", тъй като той най-често се оказва решаващ за изхода на преговорите.

Подготовка за преговори

Подготовката е основата за успешните преговори. Тя може да осигури силни позиции и ефикасно бизнес поведение по време на договарянето.

Професионалистите в тази област поддържат тезата, че резултатите от преговорите зависят в 50% от качеството на подготовката.

Преговорите са наука и изкуство. Науката се отнася до фактите, а изкуството - до хората. Комуникантите трябва да осъзнаят това и да се научат да боравят с него. Това е успешният път при воденето на търговски преговори.

Подготовката на преговорите е свързана с ефективна работа в екип и координация между членовете на организацията. Те трябва да са обединени от мениджъра. Успешното комуникиране е важна част от търговските преговори.

Комуникативните умения на мениджъра се обвързват и с елемента на търговските преговори - интродукция (въвеждаща част към преговорите). Тя включва провеждането, между преговарящите или между техните сътрудници, на предварителен разговор. На пръв поглед се обсъждат обикновени неща за провеждането на срещата - като място на срещата, брой съветници и др., но има и скрита част. По този начин се печели време, за да се наблюдават и изучават партньорите. При тази ситуация са много важни комуникативните умения на мениджъра, както и неговата съобразителност и памет. Така той изучава опонента си и набира допълнителна информация за характера, темперамента му, които тактически да използва по време на преговорите.

За да бъде успешен краят на търговските преговори мениджърът трябва да знае как да борави с елементите на комуникативната стратегия. Част от тях се свързват с правенето на компромиси, но без да се накърняват първоначалните цели.

По време на търговски преговори мениджъра трябва да прецени каква тактика да предприеме.

Тактики за водене на преговори

Според Майкъл Армстронг тактиките се делят на:

• Тактики при подготовка на преговорите
• Тактики при договаряне
• Тактики при приключване на бизнес срещата

Тактики при подготовка

Всяка тактика има своята цел. При подготовката на преговорите мениджърът разработва своя тактика, която ще прилага при откриването на бизнес срещата. Част от тях са свързани с: реалистичното започване и умереното напредване; оспорване на дадената позиция при нужда; научаване на атитюдите на партньора; никакви отстъпки при откриването; да не се говори за много и излишни неща.

Тактики при договаряне

При договарянето се прилагат такива тактики, които да действат за скъсяване на дистанцията в позициите на двете страни. Използваните тактики трябва да убедят опонента в силата и правдоподобността на собствената позиция.

Когато се предприемат едни преговори, всеки мениджър трябва да осъзнае, че може да възникне спор между двете страни. Спорът е вид тактика. Тази тактика е приложима, само когато е действително неизбежна, когато ще донесе значителни ползи и когато се провежда на високо професионално ниво.

Тук ролята на мениджъра се свежда то това, че трябва да е обигран в различните ситуации на конфликт и умело да борави с предоставената му информация, да преценява характера на опонента и как може той да реагира.

Тактики при приключване

Тактиките, които трябва да използва мениджъра при приключване на търговските преговори се свеждат до:

• Правене на отстъпки - незначителни, но с цел партньорът да се съгласи на цялото споразумение
• Разширяване и видоизменяне на сделката - единият от комуникантите прави ново странично предложение или въвежда нови условия за изпълнение на други договорености
• Обобщаване на постигнатото
• Оказване на натиск
• Избор на алтернатива

Ролята на мениджъра при водене на търговските преговори е да успее да организира ефективно работата в организацията и да има обмен на информация.

Трябва да прецени опонента, да се подготви внимателно и задълбочено за търговските преговори. Мениджърът трябва да определи основните цели на преговорите и да прави всичко възможно да ги постигне чрез определена стратегия и използването на различни тактики при подготовката, провеждането и края на търговските преговори.

Вече споменахме, че преговорите са изкуство и наука. Успешният мениджър трябва да бъде много талантлив артист, но и добър изследовател. Преговорите изискват познание на мениджмънта, реториката, финансите, правото и много други области. Мениджърът трябва да съчетава своите уникални личностни качества с познанията си. Той трябва постоянно да е в процес на самоусъвършенстване.