В края на един дълъг ден е трудно да разбереш къде точно е отлетяло времето. Откъсът по-долу е от книгата „Да приключим задачите” и ясно показва как да поставяме приоритети, за да може да разберем за какво всъщност използваме времето си.

Какви цели си поставяте в работата? А начинът, по който разпределяте времето си, отговаря ли на тези цели? Ако нямате отговор на тези два въпроса, няма как да знаете на кои задачи от списъка да поставите „належащо”, нито как да ги организирате, така че в крайна сметка да ги изпълните добре и в срок.

Направете списък с целите си

Най-вероятно в началото на всяка година с шефа си определяте какви са целите в работата Ви. В този разговор се опитайте да разберете как точно Вашите цели отговарят на целите и мисията на компанията. Може би имате и лични цели, свързани с работата. И като съставите "Списъка" се получава нещо, което би звучало горе-долу така: „Да подобря уменията си за управление на човешкия ресурс. Да управлявам шест нови продукта. Да оправя договорите за всички нови продукти на отдела. Да развия умения по управление на продажбите.”
Запишете тези цели някъде. Те ще Ви послужат по два начина – първо, ще поставяте приоритети в ежедневната си работа; и второ, ще измервате развитието си ( т.е. постиженията - ще следите дали промените, които правите, работят във Ваша полза). Ако редовно преглеждате списъка, ще можете да определите кои задачи са най-важни и според тях да планирате времето си.

Проследете часовете

Когато определяте целите си е добре да се опитате да разберете какво всъщност правите с времето. Работите ли върху задачите, върху които трябва – задачите, които Ви помагат да постигнете целите си, или се замотавате с маловажни такива?

За да успеете наистина да разберете къде отива времето Ви, както и дали се налага да реорганизирате обема на работата си, проследете деня си в продължение на две седмици, като следвате указанията описани по-долу. Може би ще откриете, че резултатите, които постигате, не отговарят на целите Ви. Идеята е да разберете къде точно се случва това несъответствие, за да може да го коригирате.

Първо, записвайте си какво правите. Мислéте за тази задача като за прочистване на мозъка и недейте да спестявате нищо. Направете списък на всички задачи и срещи, дори на времето, което прекарвате в разговори с колегите. Отбележете дори минутите, когато се мотаете. Това ще Ви помогне да прегледате календара си за предходните седмица-две и да се опитате да видите какво всъщност правите. Когато вече имате пълен списък, направете по-подробни категории, за да можете да видите колко точно време отделяте за задачите във всяка категория. Може би ще се получи нещо подобно:

• Основни отговорности: всекидневни задачи, които всъщност са много важни за работата Ви;
• Личностно развитие: дейности и проекти, които считате, че са от значение, но които вероятно не са част от всекидневните Ви отговорности;
• Работа с хора: работата Ви с другите, която включва преки доклади, разговори с колеги или супервайзъри;
• Кризисни моменти: прекъсвания и неотложни задачи, които се случват без предупреждение;
• Свободно време: обедна почивка, време за писане на лични мейли, ровене в нета или в социалните мрежи;
• Административни задачи: необходими задачи, които правите всеки ден, като попълване на разписания, фактури или разходни разписки.

Да видите времето си, разпределено в категории, ще Ви помогне да осъзнаете как всъщност го „харчите”. И може би вече усещате дали това отговаря на целите, които сте си поставили.

Вече сте определили категориите и можете да започнете да проследявате колко време отделяте за всяка една задача. Може да го правите в часове, но ако решите, може и на по-малък сегмент от време. За записване на резултата използвайте онлайн приложение за проследяване на време или обикновен календар. За анализа ще са Ви нужни таблици с резултатите. Записвайте всяка категория в отделна колона, а на всеки ред – поредния ден от седмицата. Пресметнете колко време отделяте за всяка задача от всяка категория за период от две седмици и отбележете крайния резултат.

В момента сигурно си мислите, „О, нямам време да записвам всяко нещо, което правя! Имам много работа.” Вярно - подобна система изисква време и усилие.

Но като си записваме задачите, както и времето за изпълнението им, можем ясно да видим къде се съсредоточаваме прекалено дълго и къде е добре да заделим още няколко часа, за да постигнем целите си. Ако например искаме да подобрим уменията си в управление на човешкия ресурс, може би 10 часа на седмица няма да са ни достатъчни; най-вероятно ще трябва да „разтоварим” някои административни задачи, за да се справим.

Малки, но смислени промени в разпределянето на деня, ни дават възможност да инвестираме точното количество време за задачите, които са ни най-важни и така по-ефективно да постигаме целите си.
Текстът е публикуван със съкращения от книгата „Мениджър за 20 минути – да приключим с работата”.